Sobre el trabajar con sistemas para buscar la libertad

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El reto de organizar un evento importante... en plenas vacaciones

Mi esposa y yo, después de dos años de casados, finalmente decidimos que era momento de tomar unas vacaciones y desconectarnos del mundo. Ya teníamos todo planeado: vuelos, hoteles, y lo mejor de todo, nuestros proyectos de trabajo estaban al día. Nuestra única preocupación eran nuestras dos perritas, Mila y Gala. Todo iba según lo planeado… hasta que llegó una llamada que lo cambió todo.

Nos avisaron que nos necesitaban para organizar y gestionar la toma de protesta del nuevo Presidente Municipal de Puebla, un empresario muy conocido en la región. ¡Un evento con 1,500 invitados en un auditorio recién remodelado! El pequeño inconveniente: faltaban solo tres semanas para el evento, y lo peor, ¡yo no estaría en México ese día!

Cuando la tecnología se convierte en tu mejor aliada

Ante este reto, lo primero que pensé para lograr el éxito en este reto, fue: "necesitamos un sistema".Y no cualquier sistema; teníamos que crear algo que nos permitiera manejar todo de manera remota y segura, sin sacrificar la precisión ni el control del evento. Así que nos pusimos manos a la obra y desarrollamos una plataforma que nos permitió gestionar cada aspecto del evento, empezando con el registro de invitados, clasificación de los mismos, la asignación de asientos, hasta el control en tiempo real de la logística de ese día.

¿Qué podía hacer este sistema?

Registro de invitados: Cargamos la lista de 1,500 personas que asistirían al evento. Esto se logró primero normalizando la base de datos, con este proceso nos aseguramos de tener la mejor calidad de información y no cometer errores desde el paso uno. Ya con la base de datos normalizada, importamos la información al sistema y con esto logramos la gestión total del evento e invitados.
Generación de accesos QR: Para evitar filas, problemas de orientación y facilitar la entrada, cada invitado recibió un código QR personalizado que era su acceso al evento. Cada código estaba personalizado con su nombre y cargo, esto a su vez permitió que el staff identificara rápidamente la zona asignada a cada invitado. 
***Confirmaciones automáticas por WhatsApp: Sí, a través de un simple mensaje de WhatsApp, los invitados podían confirmar su asistencia, lo que redujo significativamente el tiempo de seguimiento.
Asignación de asientos y comidas: No solo sabíamos quién asistía, sino también quiénes tenían acceso al área de comidas especiales, y todo esto estaba perfectamente asignado y controlado.
Agradecimiento a los asistentes: Una vez registrados los invitados recibían un mensaje de cortesía y agradecimiento por asistir al evento.

Todo esto nos permitió monitorear en tiempo real el estatus de cada invitado: si había confirmado, si se le había enviado la invitación, si ya tenía su acceso QR, y hasta si venía acompañado.

El poder de los sistemas en los negocios

Este ejemplo, que surgió de una necesidad personal y profesional, es solo una pequeña muestra del enorme potencial que tienen los sistemas bien implementados en cualquier negocio. Lo que comenzó como una solución para un evento, se convirtió en una herramienta que podríamos reutilizar para gestionar futuros proyectos de manera más eficiente.

Para los empresarios que buscan hacer más con menos, este tipo de soluciones representan un salto gigante en productividad. Ya no se trata de depender de largas listas de Excel o de correos interminables. Un buen sistema te permite automatizar procesos, mantener un control centralizado y, sobre todo, te da la libertad de enfocar tus energías en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

Conclusión: los sistemas simplifican tu vida (y tu trabajo)

Al final, logramos disfrutar nuestras vacaciones, y el evento del Presidente Municipal fue todo un éxito, sin mayores contratiempos. Todo gracias a un sistema que hizo el trabajo pesado por nosotros. Así que, la próxima vez que te enfrentes a un reto en tu negocio, no pienses en los sistemas como algo técnico o aburrido. Piénsalos como una inversión estratégica que puede transformar la manera en que operas y te libera para enfocarte en lo que realmente te apasiona.